De zes fasen van projectmanagement

Ieder project kent zes fases. Door het project (en dus de bijbehorende activiteiten) op te delen in fases houd je overzicht over het totale project. Daarnaast biedt dit de mogelijkheid om evaluatiemomenten in te lassen, zodat kan worden ingegrepen voordat een project uit de hand loopt.

In dit artikel vertellen we je over de zes fases in een project.

Fase 1: Initiatiefase

Tijdens deze fase wordt de basis gelegd voor een project. Het ‘probleem’ of idee dat aan het project ten grondslag ligt wordt nader onderzocht. Tijdens deze fase onderzoek je of het project wel haalbaar is. Verder wordt gekeken wie het project zou kunnen uitvoeren, welke partij(en) betrokken zou(den) moeten zijn bij het project en of er voldoende draagvlak is voor het project (bij de betrokkenen).

Vragen die beantwoord moeten worden, zijn:

• Wat is het probleem?
• Wat is het beoogde resultaat?
• Is het project haalbaar?
• Hoe gaan we tijdens het project de kwaliteit bewaken?
• Wie moet op welk moment geïnformeerd worden en hoe communiceren we?
• Welke risico’s zijn er?
• Is steun van de opdrachtgever gegarandeerd?
• Zijn globale grenzen helder/afgebakend?

Het resultaat van de initiatiefase is een projectplan of plan van aanpak, die voor alle betrokken partijen verheldert wat ze precies van het project mogen verwachten. Het plan leg je vervolgens voor aan de opdrachtgever ter goedkeuring. Is de projectopdracht goedgekeurd? Dan begint de definitiefase.

Fase 2: Definitiefase 

Tijdens deze fase wordt het project gespecificeerd. De wensen en eisen worden geformuleerd die nodig zijn om het eindresultaat te bereiken.

Vragen die beantwoord moeten worden zijn:

• Wat willen we bereiken?
• Binnen welke tijd?
• Wat mag het kosten?
• Wat moet het opleveren?
• Wat is wel/niet toegestaan?
• Welke werkinstructies moeten worden gemaakt?
• Hoe regelen we de terugkoppeling?
• Wie zijn er bij het project betrokken?
• Welke impact heeft het project op het milieu?
• Welke eisen worden aan de samenwerkingspartners gesteld?

De definitiefase eindigt met een projectcontract, waarmee de betrokken beslissers zich verbinden aan de eisen- en wensenlijst. Voor het projectteam ligt het op te leveren projectresultaat hiermee vast en er kunnen in principe vanaf dat moment geen aanvullende of afwijkende eisen of wensen meer worden gesteld. Is het project contract getekend? Vanaf dat moment start de ontwerpfase.

Fase 3: Ontwerpfase

Bij de start van deze fase weet je welke eisen de opdrachtgever en andere belangrijke partijen aan het resultaat stellen. Op basis van de wensen en eisen die aan het projectcontract ten grondslag liggen, stelt het projectteam meestal enkele oplossingsrichtingen (ontwerpen) op waarmee het beoogde resultaat kan worden bereikt. Door het maken van het eerste ontwerp van het resultaat kun je gelijk controleren of je de opdrachtgever goed begrepen hebt.

Een ontwerp kan, afhankelijk van waar het project over gaat, allerlei vormen hebben. Denk bijvoorbeeld aan:

• Een tekening
• Een flowchart
• Een rekenmodel
• Een prototype
• Een schaalmodel
• Een wireframe
• Een 3D model

Voor sommige projecten is een globale schets genoeg. Voor andere projecten worden gedetailleerde bouwtekeningen gemaakt.

De opdrachtgever (of stuurgroep) beoordeelt/beoordelen vervolgens de voorlopige ontwerpen en kiezen de definitieve uit te werken oplossing. Alternatieve ontwerpen vallen af. Met het goedkeuren van het projectontwerp liggen de ontwerpkeuzes vast en start de voorbereidingsfase.

Fase 4: Voorbereidingsfase

Tijdens deze fase worden detailplanningen gemaakt voor de verschillende activiteiten. Daarnaast worden leveranciers en andere samenwerkingspartners gecontacteerd. Er wordt een draaiboek gemaakt, materialen en hulpmiddelen worden besteld, instructies aan het personeel worden gegeven etc. Alles moet duidelijk zijn voor de uitvoerende partijen.

Denk bij de detailplannen aan het opstellen van een:

• Personeelsplan
• Inkoopplan
• Kwaliteitsplan
• Testplan
• Introductieplan

Met name voor de wat kleinere projecten is een formele voorbereidingsfase wellicht overbodig. Het gaat erom dat duidelijk is wat er moet gebeuren in de realisatiefase.

De voorbereidingsfase kan worden afgerond zodra alles gereed is om met de daadwerkelijke realisatie van het projectresultaat aan de gang te gaan. Dit gebeurt door het goedkeuren van het realisatieplan en de onderliggende deelplannen.

Fase 5: Realisatiefase

Tijdens de realisatiefase ontstaat het projectresultaat. Het is de fase dat een project zichtbaar wordt voor buitenstaanders. Voor hen lijkt het vaak alsof het project nu pas van start is.
Aan het einde van de realisatiefase wordt het resultaat gecontroleerd aan de hand van de eisen- en wensenlijst uit de definitiefase. Als aan alle eisen en wensen is voldaan en als het resultaat overeenkomt met de ontwerpen dan is deze fase klaar.
Het zal vrijwel nooit helemaal lukken om het projectresultaat te verkrijgen dat voldoet aan de oorspronkelijke eisen en wensen van de definitiefase. Door onverwachte gebeurtenissen bijvoorbeeld. Het projectteam zal tijdens de realisatie van het project soms moeten afwijken. In dat geval is het belangrijk dat de projectleider ervoor zorgt dat de wijzigingen zo snel mogelijk besproken worden met de betrokkenen.

Fase 6: Nazorgfase

De nazorgfase: een fase die vaak over het hoofd wordt gezien.Na de realisatiefase blijft het projectteam meestal nog enige tijd stand-by voor het leveren van nazorg. Wat wordt verstaan onder ‘nazorg’ is meestal vastgelegd in het projectcontract.
Onder nazorg vallen bijvoorbeeld het beantwoorden van gebruikersvragen, instructie en training, helpdesk inrichten, het oplossen van kleine issues (bugfixes) en natuurlijk de evaluatie van het project zelf.

Opleiding projectmanagement volgen?

Wil jij je als projectleider of projectmedewerker verder verdiepen in projectmanagement? Dan is onze projectmanagement opleiding echt iets voor jou! De opleiding gaat in 6 bijeenkomsten verder in op de 6 fasen in het project. Ga naar de opleiding en vraag snel de brochure aan.